Nedenfor følger en oppsummering av hovedstegene ved håndtering av varslinger
PwC gjennomfører en innledende vurdering og kvalitetssikring av alle innkomne meldinger mottatt i varslingskanalen, før det leveres en innledende rapport til Legal og CEO hos Cambi HQ. Hvis rapporten avdekker forhold som krever undersøkelser, vil et granskingsteam bli oppnevnt.
Eksterne rådgivere eller interne ressurser kan bli engasjert til å utføre undersøkelsene. Beslutningen om hvem som skal utføre undersøkelsene beror på varslingens karakter og tilgjengelige ressurser.
Varsleren, hvis ikke anonym, og personen(e) som er anklaget for å ha brutt de etiske retningslinjene, vil få informasjon om undersøkelsenes fremdrift. De vil bli informert, som et minimum, når saken er blitt vurdert og konkludert, inkludert i tilfeller der ingen uregelmessigheter eller tilfeller av non-compliance er konstatert. Varslere som ikke er part i saken har som et utgangspunkt ikke rett til informasjon om prosessen underveis, eller konklusjonene i rapporten, og informasjon vil i disse tilfellene bli gitt basert på konkrete vurderinger fra sak til sak.
En oppsummeringsrapport med endelig resultat fra undersøkelsen vil bli ferdigstilt innen rimelig tid og vurdert av Legal og/eller eksterne rådgivere, hva som anses hensiktsmessig. Sluttrapporten blir arkivert i henhold til interne rutiner for arkivering og personvernlovgivning.
Basert på undersøkelsens utfall, vil CEO og/eller styreleder i Cambi ASA iverksette egnede tiltak og eventuelle nødvendig eller passende sanksjoner, herunder preventive tiltak, disiplinære sanksjoner eller oppsigelse av leverandørkontrakt etc. For ansatte kan konsekvensene være muntlig eller skriftlig advarsel, og i tilfeller av grove overtredelser, oppsigelse eller avskjed fra arbeidsplassen.
Beskyttelse av varsler og parter utsatt for varsling
På samme måte som det er viktig for Grønn Vekst og Cambi å sikre et system der det er trygt å varsle om kritikkverdige forhold og overtredelser, er det viktig for selskapet å unngå skade på omdømmet til uskyldige ansatte eller styremedlemmer som omfattes av et varsel om kritikkverdige forhold.
På grunnlag av dette vil Grønn Vekst og Cambi utføre oppfølgende undersøkelser på en måte som sikrer diskresjon og konfidensialitet i den grad det lar seg gjøre i gjennomføringen av en grundig og adekvat undersøkelse. Beskyttelse av varslerens identitet skal også inntas som ledd i den innledende evalueringen og risikovurderingen ved oppstart og scoping av undersøkelsen, herunder også en vurdering av risiko for å eksponere varslers navn.
Grønn Vekst og Cambi forbyr all gjengjeldelse mot varsler og vil gjennomføre nødvendige tiltak for å forhindre gjengjeldelse i organisasjonen. Gjengjeldelse er i seg selv et brudd på selskapets retningslinjer, og enhver slik handling kan føre til sanksjoner som beskrevet ovenfor. Gjengjeldelse vil si enhver negativ handling, praksis eller unnlatelse som gis som en konsekvens av, eller reaksjon på, en varsling, for eksempel trusler, trakassering, diskriminering, sosial utestengelse, advarsler, fratakelse av arbeidsoppgaver, ubegrunnet omplassering, nedgradering, svak lønnsutvikling, suspensjon, oppsigelse, avskjed eller disiplinær sanksjon.
Enhver varsler som opplever gjengjeldelse, skal rapportere dette.
Beskyttelse av kilder
Identiteten til personer som varsler skal ikke bli avslørt uten skriftlig tillatelse fra vedkommende. Slikt samtykke kan også inngis pr e-post.
Alle undersøkelser vil bli gjennomført konfidensielt, slik at kun informasjon nødvendig for å fasilitere gjennomføring, eller nødvendiggjort ved lov, blir lagt frem.
Misbruk
Varsler som melder fra om kritikkverdige forhold i god tro skal ikke bli utsatt for gjengjeldelse eller annen ugunstig behandling, selv hvis det senere viser seg at de tok feil. Det vil imidlertid bli iverksatt disiplinære eller rettslige skritt mot personer som man finner at i ond tro har varslet om noe de vet er usant, eller ikke har hatt rimelig grunn til å tro at informasjonen gitt var riktig.
Personopplysninger
Informasjonen i varslingssaker vil bli håndtert i henhold til personvernloven og forskrift om behandling av personopplysninger.
